Social Media Policy

Social Media Policy di Florence in... formation

Presenza Social e finalità

Florence in… formation è presente sui Social media in forma commerciale. La finalità di questa presenza istituzionale è identitaria, d’informazione, di comunicazione, d’immagine e commerciale. In particolare, le attività social di Florence in… formation sono finalizzate all’informazione, alla visibilità, alla gestione della relazione coi portatori di interesse, alla raccolta di riscontro da parte dei clienti e dei soci, alla condivisione di conoscenze all’interno dell’organizzazione e per selezionare nuovo personale.

Redazione Social e Compliance

Gli account Social di Florence in… formation sono gestiti internamente da una Redazione Social. La Redazione Social si occupa della produzione dei contenuti e della loro pubblicazione. La Redazione Social gestisce anche le relative attività come risposte a commenti, messaggi e altre azioni come i repost.

Le attività Social di Florence in… formation sono monitorate da un Comitato di Compliance interno. La Compliance aziendale ha lo scopo di mettere in atto tutte le misure volte a garantire l’osservanza di un comportamento giuridico ed etico di Florence in… formation, di tutti i suoi organi e dei dipendenti in riferimento a tutte le norme e ai divieti imposti per legge o dall’azienda stessa.

Uso dei Social media da parte di soci e dipendenti.

I dipendenti e soci di Florence in… formation possono interagire coi Social media adottati dall’azienda per scopi personali e non commerciali. L’uso deve essere responsabile, a norma legge, di regolamento interno ed è soggetto alle limitazioni previste da questo documento.

Queste restrizioni hanno lo scopo di tutelare la riservatezza dei dati aziendali, la privacy e la reputazione dei collaboratori, dei clienti, degli utenti e dei portatori di interesse. Per social media si intende spazi digitali come blog, forum di discussione, social network, chat, e altre tecnologie simili che Florence in… formation adotta.

 

Introduzione

Questo documento si riferisce in particolare ai media gestiti direttamente da Florence in… formation e a quelli gestiti dai dipendenti che nel farne uso possono esserne ricondotti, riconosciuti, identificati e ricollegati a Florence in… formation stesso.

Per “social media” si intende qualsiasi ambiente generato per  mezzo di comunicazione elettronica in cui le informazioni possono esser scambiate tra due utenti o da un gruppo di utenti più ampio che generano e sostengono contenuti. Esempi di social media sono:

  • Siti di social network (Facebook; Instagram; ecc)
  • Blog e bacheche
  • Microblog (Twitter)
  • Chat rooms (AIM chat e simili)
  • Social bookmarking (Digg, del.icio.us, Reddit)
  • Wikis (Wikipedia e simili)
  • Media di condivisione (YouTube, Flickr, Tumblr)
  • Instant Messaging (AIM, MSN Messenger)
  • Versioni mobile di tutte queste categorie
Disposizioni generali

Dipendenti, soci e collaboratori di Florence in… formation sono tenuti a rispettare tutte le regole che si applicano per gli utenti quando partecipano a questi social media: il rispetto per la privacy dei collaboratori, rispetto per la privacy dei clienti, tutelando la riservatezza e la sicurezza, la tutela e l’uso corretto delle informazioni e risorse dell’azienda. Tutte le attività di social media dovrebbero essere in conformità alle seguenti linee guida.

La presenza sul web e sui social media di Florence in… formation è tenuta nell’interesse di stabilire un forum per la comunità in cui i dipendenti, soci, clienti, potenziali clienti, partner e i media possono interagire e creare un dialogo e una conversazione produttiva e intelligente. Tutto ciò è disciplinato da principi di trasparenza educazione e dialogo costruttivo.


Regole comportamentali  

Con la pubblicazione sui social media, il partecipante diventa un rappresentante di fatto di Florence in… formation. Come tale, il partecipante si terrà alle relative norme. La mancata osservanza di queste norme, comportamenti che creano conflitto con gli obiettivi e i valori dell’azienda, la violazione delle procedure e delle politiche amministrative e la compromissione della  privacy e della sicurezza dell’istituzione dei dipendenti o dei clienti, dovrà essere oggetto a provvedimenti o azioni disciplinare e della revoca dell’utilizzo dei social media. I seguenti provvedimenti si applicano ai dipendenti, ai soci e collaboratori che usano i social media per il lavoro o fuori dal lavoro ma che possono essere identificati come dipendenti di Florence in… formation.

Orario di lavoro

La quantità di tempo consentito per l’utilizzo dei social media è a discrezione dei responsabili e dovrebbe essere correlato con il grado di responsabilità associato con un ruolo sui social media. Il tempo dedicato ai social media non dovrebbe interferire con i ruoli e le responsabilità regolari.

 

Contestazioni

Le opinioni espresse dai partecipanti sono puramente personali e non riflettono necessariamente le opinioni e la gestione di Florence in… formation.

La posizione di Florence in… formation non implica l’approvazione delle osservazioni formulate da suoi dipendenti, dai soci, clienti o altri partecipanti ai tread. Tutte le dichiarazioni e i punti di vista espressi sono strettamente e solo del commentatore, e non costituiscono una posizione ufficiale di Florence in… formation.

Tutte le comunicazioni sui canali di social media da parte di dipendenti e / o collaboratori dovrebbero essere contrassegnate  quando il loro contenuto può
essere interpretato come comunicazione ufficiale di Florence in… formation.

 

Codice di condotta partecipanti

Il partecipante ai tread sui social media si deve impegnare a rispettare le seguenti regole di responsabilità:

  • Non bisogna rivelare alcuna informazione sensibile che sia riservata o di proprietà dell’organizzazione o di qualsiasi cliente o fornitore che ha affidato tali informazioni all’azienda.
  • Qualsiasi tipo di comunicazione che si verifichi sui Social media, deve essere rispettosa verso l’azienda, i colleghi di lavoro, i nostri affiliati ed i nostri partner istituzionali e commerciali.
  • Florence in… formation può chiedere in qualsiasi momento che il partecipante cessi ogni comunicazione relativa alla azienda sui social media o richiedere al partecipante di bloccare l’accesso a tale comunicazione se ritiene che tale azione sia necessaria per garantire la conformità del regolamento o altre norme.

§  Non utilizzare i marchi di fabbrica o qualsiasi materiale ufficiale del marketing e della comunicazione di Florence in… formation su qualsiasi comunicazione personale o riprodurre qualsiasi materiale aziendale non autorizzato. A tal proposito occorre far riferimento al Manuale dell’Identità azienda dFlorence in… formation.§  Non utilizzare i social media per la comunicazione di affari con colleghi o clienti. Tale comunicazione deve passare solo attraverso i normali canali come ad esempio e-mail per soddisfare il requisito di archiviazione.§  È importante non utilizzare mai linguaggi o contenuti scurrili od offensivi, ed inoltre è sempre importante evitare di provocare ostilità con gli altri partecipanti (flaming).§  Si ricorda che l’ambiente social media è destinato ad essere un luogo di dialogo costruttivo e civile tra i membri delle comunità. Il partecipante non è obbligato ad essere d’accordo con tutti i punti di vista espressi, ma per favore in maniera rispettosa.§  Si prega di non divulgare alcuna informazione che possa mettere a repentaglio la privacy del partecipante, la privacy di eventuali organizzazioni affiliate, segreti commerciali o qualsiasi altra informazione riservata o privata.§  Per la protezione del partecipante e dell’azienda non utilizzare alcun materiale protetto da copyright a meno che il partecipante non detenga il diritto d’autore, abbia scritto l’autorizzazione del titolare del copyright, o che il materiale è consentito dalla “fair use”.

 

Sponsorizzazione di Florence in… formation sui social media

Gestione commenti

Florence in… formation incoraggia l’attività degli utenti sui social media, però si riserva il diritto di modificare o cancellare i messaggi contenenti linguaggio inappropriato

(insulti, “flaming”, diffamazioni, oscenità), contenuti fuori tema, contenuti che svelano segreti commerciali o altre informazioni riservate, spam, o altri messaggi inappropriati. Pertanto, tutti i partecipanti sono invitati a inserire il loro nome e l’indirizzo e-mail.

 

Principi guida

Nella sua partecipazione sui social media, Florence in… formation si adopererà per:

  • Avere un dialogo aperto e onesto.
  • Correggere contenuti inesatti o fuorvianti in maniera diligente e puntuale. L’azienda non cancellerà messaggi a meno che essi non violino le politiche aziendali. Eventuali modifiche o integrazioni saranno contrassegnati in modo chiaro.
  • Divulgare eventuali conflitti di interesse.
  • Fornire materiale rilevante, originale ed appropriato e citarne la fonte qualora fosse prelevato da altri sociali o siti web.
  • Usare il buon senso nei post e rispondere ai commenti in modo rispettoso e tempestivo.
  • Rispettare la privacy del partecipante.

 

Qualità del controllo

Diritto di gestire i contenuti: grazie alla natura dei social media, le modifiche possono essere effettuate istantaneamente e seguiti notificate ai partecipanti. Tale notifica verrà comunicata via e-mail all’utente, spiegando il motivo della modifica dando l’opportunità al partecipante di contestare. Il post verrà ripristinato con la spiegazione della discrepanza da parte dell’azienda.

 

Controllo danni

La politica dell’azienda si avvale di rispondere in modo legittimo e responsabile ai messaggi negativi pubblicati sui social, ai reclami, “flaming” o attacchi al cliente, alle istituzioni o ai dipendenti. Questo feedback verrà rilasciate da un apposito funzionario dell’azienda il quale attraverso un invito pubblico prega di risolvere la questione al di fuori del forum via e-mail o telefono (come preferito dal partecipante).

 

Monitoraggio e compliance

L’azienda non si assume alcuna responsabilità per contenuti non pubblicato dal Comitato di redazione. Qualsiasi modifica o eventuale rimozione di un post inadeguato non sarà eseguita con dolo o con intento discriminatorio o di limitare la libertà di parola e di partecipazione. L’azienda si riserva il diritto di monitorare qualsiasi presenza sui social media per evitare o rimediare a violazioni delle politiche aziendali. L’azienda si riserva il diritto di rivedere la conduzione di qualsiasi partecipante che non agisce in buona fede a questa e ad altre politiche istituzionali e di agire in conformità con tali politiche. A tal proposito è stato creato un Comitato di compliance.